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La publication electronique
Une publication hors ligne est un document électronique bibliographiquement identifiable qui est stocké sous forme lisible par machine sur un support d'information électronique. Il s'agit par exemple des CD-ROM, des disquettes et des bandes magnétiques.
– Monographie hors ligne, par exemple une encyclopédie sur CD-ROM.
– Publication en série hors ligne, par exemple une revue sur CD-ROM.
Publications en ligne
Une publication en ligne est un document électronique bibliographiquement identifiable qui est stocké sous forme lisible par machine sur un support d'information électronique et qui est accessible en ligne. Par exemple : une revue électronique, une page sur le World Wide Web ou une base de données en ligne.
– Monographie en ligne, par exemple un dictionnaire sur le Web.
– Publication en ligne, par exemple une revue électronique sur le Web.
– Ressources en ligne, par exemple la page d'accueil d'un organisme.
Certaines publications électroniques sont des publications électroniques originales, mais d'autres sont des versions numérisées d'un document écrit ou imprimé. Bien souvent, l'essentiel des fonds de publications électroniques d'un service d'archives sera formé des versions numérisées des documents écrits ou imprimés qu'il détient. Tel est le cas par exemple du CD-ROM de la Bibliothèque nationale de Prague qui contient plusieurs manuscrits et autres documents, du projet Sainte Sophie de Bulgarie, de la Chronique de Radziwill, des manuscrits de Sanaa et de la Memoria de Iberoamérica.
S'il arrive que des producteurs et éditeurs de publications électroniques soient des éditeurs de publications classiques qui diversifient ainsi leur activité, il existe aussi des fournisseurs d'informations qui se créent tout spécialement ; c'est le cas surtout des éditeurs de publications nouvelles sur le World Wide Web, lesquelles ne se présentent qu'en ligne.
Quelques sociétés, en outre, se spécialisent dans l'édition de CD-ROM.
De nos jours, la plupart des publications sont écrites, corrigées et mises en forme à l'aide de machines de traitement de texte et de logiciels de PAO. La version imprimée d'une revue ou d'une monographie est établie à partir de sa version électronique.
Distinction entre documents audiovisuels et publications électroniques
Il existe désormais des publications multimédias qui regroupent différents types d'information sur un même support, par exemple une biographie, une bibliographie, des photos fixes, des images animées, de la vidéo et du son. On a parfois du mal à faire la distinction entre document audiovisuel et publication électronique à contenu textuel. Un film sous-titré est un document audiovisuel - un CD de Michael Jackson comportant un vidéo-clip fait d'images animées est considéré comme un CD audio. Un CD-ROM contenant une bibliographie, le texte des chansons, du son, de la vidéo et des photos est considéré comme une publication multimédia sur CD-ROM.
En bref, une publication électronique doit contenir une quantité importante de texte pour être admise en dépôt par une bibliothèque. Certaines bibliothèques archivent aussi les publications audiovisuelles, par exemple la Deutsche Bibliotek de Francfort-sur-le-Main en Allemagne.
Documents électroniques ou informations virtuelles
Quand on parle de documents électroniques - ou comme on dit parfois d'informations virtuelles - on fait référence aux méthodes modernes de transmission des documents entre personnes - documents généralement surtout textuels qui sont l'équivalent des lettres et des notes - par des moyens électroniques, c'est-à-dire sans recours au papier. Une grande partie des problèmes que posent d'ores et déjà les documents électroniques et de ceux qu'ils risquent de poser dans l'avenir sont analogues à ceux que soulèvent les publications électroniques.
Les documents électroniques, qui sont stockés sur un support matériel quelque part et donc aisément consultables par un petit groupe de personnes, notamment l'auteur, sont néanmoins difficiles à obtenir pour l'archiviste soucieux de les préserver. On range parmi cette catégorie de documents les messages envoyés sur courrier électronique et les fichiers informatiques provenant d'ordinateurs personnels. Quand ces documents électroniques sont mis en mémoire, c'est sur le même type de support que les autres types de documents. Ce qui les distingue essentiellement des autres catégories de documents, c'est la méthode employée pour leur transmission.
Le problème initial - et essentiel - que pose la conservation des documents électroniques est celui d'y avoir accès et de découvrir ce qui existe en la matière. Ce travail ne peut être fait qu'avec le soutien actif de l'organisme créateur et de son personnel. Si l'organisme est équipé d'un réseau informatique, l'accès à ces documents pose généralement moins de problèmes.
Comme une grande partie des messages échangés par courrier électronique entre les services n'ont qu'un intérêt mineur pour toute personne autre que leur auteur et leurs destinataires initiaux, voire donnent le sentiment de commettre une indiscrétion, il est indispensable de veiller à ce que chacun sache que les services d'archives passeront périodiquement en revue aussi bien les fichiers de service que les messages contenus dans le serveur central pour sélectionner les documents qui méritent d'être conservés.
Une fois que l'on se sera assuré l'accès à ces documents, ceux-ci pourront être analysés à la lumière des critères de choix habituels et l'on pourra copier les informations sélectionnées dans le système d'archivage des données. Leur conservation durable fera partie de la stratégie générale d'archivage des documents.

Sélection
Nombreux sont les services d'archives et les bibliothèques qui s'emploient à déterminer quelles sont les meilleures méthodes pour garantir l'accès à très long terme aux documents électroniques. Ne serait-ce qu'en raison du volume de documents créés, en particulier pour la communication sur le World Wide Web, on ne pourra éviter de procéder à une sélection. Dans de nombreux cas, les établissements d'archives et les bibliothèques utilisent à cet égard les mêmes critères de choix que pour les documents imprimés. Ce qui importe, c'est le contenu du document et non le support sur lequel il se présente, ce qui veut dire que le support matériel, la machine et le logiciel utilisés pour le lire n'interviennent pas dans le choix. Chaque pays définit les critères de choix à appliquer. Par exemple en Allemagne, les documents audiovisuels sont recensés dans la bibliographie nationale, ce qui n'est pas le cas dans d'autres pays.
Acquisition et enregistrement
Les publications hors ligne arrivent souvent à la bibliothèque comme s'il s'agissait d'imprimés. Bien évidemment, quand une bibliothèque commence à engranger ce genre de publications, elle doit en avertir les éditeurs. Aux Pays-Bas, où le dépôt des publications n'est pas obligatoire, il est important que les éditeurs soient informés de toute évolution des critères d'acquisition. En France, c'est la loi qui prescrit les catégories de publications à déposer.
Pour les publications en ligne, de nouveaux modes de coopération sont nécessaires. La publication doit être envoyée du système créateur à celui de la bibliothèque par le réseau. Les documents sélectionnés sont soit commandés, soit transférés automatiquement par l'éditeur, soit collectés par la bibliothèque à l'aide d'une application spéciale. Pour les documents en ligne, l'acquisition correspond au transfert effectif (via le réseau) du document du système du créateur à celui du dépôt. L'éditeur/producteur ou le fonctionnaire (s'agissant des archives) doit être impliqué dans l'opération.
Il faut enregistrer les documents dès qu'ils parviennent à la bibliothèque. L'opération suppose l'échange d'informations bibliographiques (renseignements avant publication) entre la bibliothèque dépositaire et l'éditeur (s'agissant des archives, l'opération se fera entre l'administration publique et le service d'archives), de préférence avant le dépôt ou le versement. L'enregistrement des documents doit être effectué au moment de leur arrivée.
Installation
Il est nécessaire d'installer la publication électronique de façon à ce que le bibliothécaire puisse la visionner et en faire la description. Pour les documents en ligne, une liaison avec le serveur est nécessaire ; les documents hors ligne doivent être installés matériellement sur un poste de travail.
Description du document
La question du catalogage des documents électroniques est loin d'être réglée et différents groupes en discutent. Les systèmes existants qui avaient trait au livre, tels que MARC et ses variantes, ne permettent pas de décrire entièrement ces nouveaux supports. Il faut par exemple pour visionner une publication électronique en décrire certaines caractéristiques techniques. Préciser quel ordinateur et quel système d'exploitation sont requis, quels formats ont été utilisés, etc. Dans la description technique, de nombreux champs seront codés.
Métadonnées
Les publications électroniques sont un moyen au moins partiel d'informatiser la production des catalogues. Il est possible d'extraire les données bibliographiques de la publication électronique elle-même, par exemple de la table des matières. Dans le cadre d'un projet de recherche intitulé BIBLINK, la Commission européenne étudie les moyens d'informatiser les échanges de données entre éditeurs et bibliothèques. Le Dublin Core définit les champs que doit comporter une bonne description bibliographique d'une page Web. Le Dublin Core a reçu un accueil très favorable, en particulier en Amérique du Nord et même de la part de certains éditeurs. Malheureusement, il risque finalement d'être rejeté, car il comporte trop d'aspects nécessitant d'être définis au niveau national ou impliquant de gros frais de maintenance.
Numéro d'identification unique
Dans le commerce international du livre, les numéros d'identification uniques ISBN (International Standard Book Number - Numéro international normalisé des livres) et ISSN (International Standard Serial Number - Numéro international normalisé des publications en série) sont largement utilisés pour identifier sans risque d'erreur telle version d'un ouvrage ou d'une publication en série. Les numéros ISBN et ISSN sont également employés pour les CD-ROM et les publications en ligne, telles que les revues électroniques. Toutefois, ces numéros n'ont pas été conçus pour les publications électroniques et l'on a donc proposé de créer un numéro DOI (Digital Object Identifier - Identificateur d'objet numérique). Le DOI est une création de l'Association of American Publishers et la Corporation for National Research Initiatives.
Authenticité et intégrité
Certaines publications électroniques peuvent être aisément modifiées. Qu'est-ce qui permet de garantir que la notice bibliographique correspond exactement à la version du document qui est mis en archive ? Y correspondra-t-elle encore quand plusieurs centaines d'années auront passé et qu'elle aura été transposée sur d'autres supports en d'autres formats ? Beaucoup de problèmes restent à résoudre. Plusieurs méthodes sont envisagées, comme l'horodatage, la signature numérique et le filigrane électronique. Mais force est de dire que le problème n'est pas encore définitivement réglé.
Désinstallation
Une fois les notices bibliographiques et techniques établies, il faut décharger les publications électroniques du disque dur et fermer la session. Cette opération fait naître de nouvelles informations qui doivent être portées sur la notice.
Transfert, stockage, conversion et émulation
Les autres facteurs à prendre en compte lorsqu'on collecte des documents électroniques sont notamment les suivants :
– Transfert
– C'est-à-dire transfert du contenu du document de son support d'origine sur le système de stockage du dépôt d'archives, avec contrôle de la qualité du transfert et établissement d'une copie de sauvegarde (de préférence sur un autre type de support).
– Stockage
– Selon toute hypothèse, on fera appel à différents types de supports ayant des temps d'accès différents, par exemple disque dur (très rapide), support magnéto-optique (rapide), bande (lent). Cette façon de faire suppose que l'on dispose d'un logiciel complexe pour gérer l'exploitation des documents et transférer les documents des bandes sur les disques et vice-versa.
– "Pathfinder" (sommaire de l'information) – Il s'agit d'un dispositif enregistrant la localisation de tous les fichiers d'un document et permettant au moteur de recherche de connaître la topographie des fichiers.
– Conversion et émulation
Devez-vous convertir un document pour en changer le format ou alors concevoir un système pour stocker le document dans son format original ? Un logiciel d'émulation permet de lire le document stocké dans son format d'origine à l'aide du nouveau matériel et du nouveau logiciel.
Ces techniques intéressent l'archiviste et posent des problèmes qui sont loin d'être réglés. La vitesse avec laquelle la technologie évolue, les nouvelles techniques d'édition, l'Internet et l'absence de normes qui caractérisent l'époque présente sont autant d'exemples des incertitudes auxquelles le directeur d'un dépôt d'archives est confronté. Aucune solution n'a encore fait ses preuves ; on trouve dans le commerce des systèmes tout prêts pour l'entreposage des données et l'extraction des connaissances, mais on n'y trouve pas encore les systèmes structurés d'indexage et de conservation de grande envergure dont les bibliothèques et les archives ont besoin.

Indexage
On indexe les renseignements descriptifs dans le moteur de recherche du système dépositaire. Ce moteur peut être un élément du logiciel de recherche ou être un module OPAC distinct du système en usage dans la bibliothèque, selon les besoins locaux. Trouver un moyen terme entre les exigences (de l'utilisateur) en matière d'indexage et les possibilités techniques est extrêmement compliqué.
Accès
Les conditions d'accès des utilisateurs finals aux publications électroniques doivent être clairement précisées. A l'heure actuelle, l'accès est généralement "sur place" mais, par accord avec les propriétaires de l'information, l'accès à distance est parfois possible.
De même que les publications imprimées en dépôt, les collections de dépôt de documents électroniques ne devraient être consultées qu'"en dernier ressort". Les bibliothèques peuvent toutefois donner accès aux documents avec l'accord de l'éditeur et de l'auteur.
Problèmes de droits d'auteur et de droits de reproduction
Bien évidemment, les archives des bibliothèques ayant des fonds de documents numériques doivent discuter des limitations à imposer au droit d'accès et de consultation avec les éditeurs et les auteurs, quand la question se pose.
Utilisation des normes
De nombreuses normes s'appliquent aux publications électroniques. La Commission européenne a lancé une initiative, OII (Open Information Interchange - Echange ouvert d'information), dans le cadre de son programme IMPACT 2. Le but de l'initiative OII est de favoriser la connaissance et l'application des normes d'échange des informations se présentant sous forme électronique. Le public cible est constitué par les créateurs et les fournisseurs de produits et services d'information, ainsi que les utilisateurs finals. Les recueils de normes s'achètent dans les bureaux des organisations internationales de normalisation, de nombreux pays ayant un organisme qui les traduit et les diffuse. Pour plus de renseignements, connectez-vous sur les sites Web de la Commission où vous trouverez le texte des publications sur les normes :
http://www.echo.lu/oii/activity.html.
Différentes normes s'appliquent à la conservation des publications électroniques. Elles concernent le matériel, les systèmes d'exploitation (Windows, MS-DOS, UNIX), les supports d'information (CD-ROM, WORM, DAT, disquettes, bandes magnétiques), les programmes d'application - traitements de texte, bases de données, tableurs et formats tels que MARC, SGML, HTML, etc.
Existence des publications électroniques sur le marché
Les publications imprimées, monographies et publications en série, ne se trouvent plus en permanence sur le marché comme autrefois. Au bout d'un temps relativement bref, on a généralement du mal à trouver dans une librairie une édition précise d'un ouvrage, mais il reste parfois possible de la commander auprès d'un grand distributeur ou même chez l'éditeur. Avec les publications électroniques hors ligne, la situation est exactement la même. Les éditeurs ne prennent plus la peine de maintenir des publications en vente lorsque le produit n'a plus d'intérêt commercial. Le fait est regrettable, même si l'on peut comprendre que, commercialement parlant, cette façon de faire se justifie. De surcroît, la plupart des éditeurs ne gardent pas en archives la collection complète de leurs propres publications. Il est donc extrêmement important que dès qu'une publication a paru, elle soit archivée, inventoriée et mise à la disposition des lecteurs (au moins pour lecture sur place) par un service d'archives nationales ou une bibliothèque nationale.